Takže máš na starosti organizaci živého přenosu konference a chceš, aby to byl hit? Super, mám pro tebe pár tipů, jak to udělat, aby všechno klaplo. Ať už jdeš do online konference, hybridní konference, nebo menší videokonference či webináře, nezapomeň, že klíčem k úspěchu je dobrá příprava a týmová spolupráce. Pojďme se na to mrknout!
1. Začínáme – Plánování a příprava
Ujasni si cíle: Než se do toho pustíš, zamysli se, co vlastně tou konferencí chceš dosáhnout. Chceš dostat do světa nový produkt, vzdělat publikum, nebo rozproudit diskuzi? Cíle ti pomůžou naladit obsah a formát přesně na míru.
Zvol správný formát: Bude to čistě online konference nebo půjdeš do hybridní konference s živým publikem a online účastníky? Každý formát má svá specifika, tak si promysli, co nejlépe sedne tvému publiku.
Rozvrhni program: Napiš si jasný plán celé akce. Nezapomeň na dostatečné přestávky, prostor pro otázky a třeba i nějaké neformální online networkingové okénko.
2. Technika a software – Tady začíná sranda
Výběr platformy: Kde se to bude dít? Na Zoomu, Microsoft Teams, nebo na nějaké cool streamovací platformě? Vyber něco, co bude zvládat všechno, co potřebuješ, včetně třeba online hlasování, chatu a top kvality obrazu.
Špičkové vybavení: Žádné kompromisy – dobrá kamera, mikrofon a osvětlení jsou základ. Pro hybridní konferenci je to obzvlášť důležité, protože chceš, aby online diváci měli stejně kvalitní zážitek jako ti na místě.
Bezproblémový internet: Jo, jasně, dobrý internet je základ. Ale fakt dobrý! A ideálně i záložní internet, kdyby něco nešlo podle plánu.
3. Obsah a prezentace – Jak zaujmout
- Prezentace na jedničku: Ujisti se, že tvoje prezentace budou vizuálně atraktivní a k věci. Nic přeplácaného, ale taky ne nudného. Prostě něco, co udrží pozornost a bude snadno pochopitelné.
Interaktivita: Nech publikum, ať se zapojí. Online hlasování, ankety, Q&A – to všechno jsou super nástroje, jak udržet diváky v akci a dodat celé akci šťávu.
Testování: Než to spustíš naostro, udělej si zkušební běh. Zjistíš, co může být problém, a budeš mít čas to v klidu vyřešit.
4. Během akce – Když už to jede
-
Profíci na techniku: Měj po ruce tým, který umí zachránit každou situaci. Ať už jde o drobný výpadek nebo větší technický problém, musíš mít po ruce někoho, kdo to zvládne hned vyřešit.
-
Skvělý moderátor: Najdi někoho, kdo má zkušenosti a dokáže udržet energii akce na vysoké úrovni. Moderátor je tvůj spoj mezi účastníky a prezentátory, tak ať to tam frčí!
-
Záznam a sdílení: Záznam celé akce je must-have. Můžeš ho pak využít pro marketing nebo ho nabídnout těm, co to nestihli živě.
5. Po akci – Co dál?
-
Zpětná vazba: Pošli účastníkům dotazník nebo vyzkoušej online hlasování, abys zjistil, co se líbilo a co by šlo vylepšit. Feedback je klíčový pro další akce.
-
Měření úspěchu: Jak to dopadlo? Kolik lidí se připojilo, jaká byla účast v diskuzích a co na to říkali? To ti pomůže zjistit, co se povedlo a kde máš ještě prostor pro zlepšení.
6. Jak to dostat do světa – Propagace
Sociální média a marketing: Udělej pořádnou promo kampaň. Zajisti, aby se o tvojí konferenci vědělo na všech kanálech. Čím více lidí o tom uslyší, tím lepší účast budeš mít.
Registrace a pozvánky: Ulehči lidem registraci a informuj je pravidelně o tom, co je čeká. Ať mají důvod se těšit a nezapomenou!
A to je vše, parťáku! S těmito tipy bude tvoje živý přenos konference šlapat jako hodinky. Věř mi, dobře naplánovaná a zrealizovaná konference ti přinese spoustu spokojených účastníků a skvělou zpětnou vazbu. Tak jdeme na to!
Chceš s tím píchnout? Spojme se!
NAŠE DALŠÍ TIPY
Nejlepší místa v Praze pro pořádání online a hybridních konferencí
